Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

Bài viết Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ thuộc chủ đề về Giải Đáp Thắc Mắt thời gian này đang được rất nhiều bạn quan tâm đúng không nào !! Hôm nay, Hãy cùng Khoa Lịch Sử tìm hiểu Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ trong bài viết hôm nay nhé ! Các bạn đang xem chủ đề về : “Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ”

Đánh giá về Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ


Xem nhanh
Văn thư, lưu trữ

2021-09-08T11:13:30+02:00 2021-09-08T11:13:30+02:00 https://snv.binhdinh.gov.vn/cong-tac-thanh-tra/nhom-giai-phap-nang-cao-nhan-thuc-ve-y-nghia-tam-quan-trong-cua-viec-lap-ho-so-cong-viec-va-giao-nop-ho-so-vao-luu-tru-64.html /themes/egov/images/no_image.gif

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động của các bộ phận, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập giấy tờ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập giấy tờ và nộp lưu giấy tờ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư tương đương trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ.

Công tác văn thư là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho vận hành quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả vận hành của các bộ phận, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Như vậy, lập giấy tờ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan có vị trí quan trọng trong công tác văn thư tương đương trong công tác lưu trữ, là sự kết thúc của công tác văn thư và là tiền đề của công tác lưu trữ. Chất lượng lập hồ sơ có tác động trực tiếp đến chất lượng tài liệu lưu trữ giao nộp vào lưu trữ cơ quan tương đương giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh, là một trong số những nội dung vận hành quản lý nhà nước. giấy tờ được lập khoa học một mặt góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu được thuận lợi, đơn giản, nhanh chóng, chính xác; từ đó từng bước phát huy tổng giá trị tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, UBND tỉnh đã ban hành Chỉ thị số 02 ngày 20/5/2011 về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp giấy tờ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh. Như vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được quy định chi tiết, là cơ sở pháp lý quan trọng yêu cầu các bộ phận, tổ chức cũng như cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi tỉnh phải thực hiện trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc, đồng thời là cơ sở để các bộ phận có thẩm quyền tổ chức kiểm tra, hướng dẫn về nội dung việc lập giấy tờ và bắt buộc đối với hồ sơ được lập, thời hạn nộp lưu giấy tờ vào Lưu trữ cơ quan theo các quy định hiện hành.

Kết quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh; các Sở, ban ngành, các bộ phận, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố đã nhận thức rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập giấy tờ hiện hành và giao nộp giấy tờ vào lưu trữ các cấp; do vậy, đã quan tâm thường xuyên đến công tác này từ việc ban hành sản phẩm hồ sơ các cơ quan, tổ chức quan tâm, có 42/76 cơ quan, tổ chức đã ban hành sản phẩm giấy tờ (Văn phòng UBND, Sở Lao động, Thương binh – Xã hội,…); bố trí cán bộ hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp giấy tờ vào lưu trữ cơ quan đã nhận thức rõ hơn trách nhiệm của mình đối với công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp giấy tờ vào Lưu trữ cơ quan; từng bước nghiên cứu phương pháp và nội dung công tác lập hồ sơ để thực hiện đạt hiệu quả.

Mọi Người Xem :   Kinh ngạc bí mật đằng sau nốt ruồi son

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ được tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây, các cơ quan, tổ chức đã quan tâm mua sắm các thiết bị đáp ứng công tác lập hồ sơ như: Bìa giấy tờ, cặp ba dây, các văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác lập giấy tờ từng bước được tăng cường và bổ sung đáng kể.

tuy nhiên, qua kiểm tra và khảo sát thực tế tại 76/76 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giấy tờ, tài liệu của tỉnh và 11/11 huyện, thị xã, thành phốvẫn còn nhiều hạn chế, chưa phục vụ được bắt buộc nhiệm vụ đặt ra. Phần lớn các cán bộ, công chức, viên chức vẫn chưa hình thành được tập tính lập hồ sơ về công việc được phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp đúng hạn những giấy tờ, tài liệu giá trị vào lưu trữ cơ quan. Trong các báo cáo của các cơ quan, tổ chức và thực tế kiểm tra việc lập danh mục giấy tờ và tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ công việc tại các cơ quan, tổ chức còn rất Giảm, chưa đi vào nề nếp và đúng quy định của pháp luật.

nhiều danh mục hồ sơ được ban hành chưa bao quát hết đề mục các nhóm hồ sơ cần lập, chưa xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản giấy tờ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Trong thực tế, ở những cơ quan đã ban hành danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ thường do cán bộ văn thư, lưu trữ đến tận các phòng, ban để trực tiếp đôn đốc, nhắc nhở và hướng dẫn, chuyên viên không thể độc lập thực hiện lập hồ sơ. Đối với những cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ theo cảm tính, không theo đúng nội dung và phương pháp lập giấy tờ đã quy định. Hiện tại, có thường xuyên cơ quan coi việc lưu giấy tờ trình ký là đã lập hồ sơ công việc và quản lý được giấy tờ. Đây chính là văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý. Quan niệm chung của các cơ quan, tổ chức vẫn cho rằng việc xây dựng danh mục hồ sơ là công việc hết sức điều kiện, không thể hình dung trước được những hồ sơ gì sẽ được lập trong năm. Vấn đề quan trọng là cần phải có lãnh đạo cơ quan quan tâm, chỉ đạo quyết liệt công tác lập hồ sơ của cơ quan, đơn vị mình; đối với cán bộ văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng trong việc tham mưu giúp Thủ trưởng cơ quan xây dựng sản phẩm giấy tờ, hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc lập giấy tờ theo danh mục.

Tình trạng không lập giấy tờ công việc hoặc nếu có lập giấy tờ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn diễn ra khá phổ biến. Việc hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra lập giấy tờ theo sản phẩm còn gặp nhiều khó khăn vì đôi khi không nhận được sự hợp tác tích cực từ cán bộ, công chức, viên chức.

Mọi Người Xem :   Trứng nước là gì? Cách xử lý trứng nước trong ao nuôi tôm

Đa số cơ quan, tổ chức đã thực hiện giao nộp giấy tờ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, mặc khác vẫn còn một số cơ quan chưa thực hiện chưa nghiêm túc, không đúng theo quy định của nhà nước. Các tập lưu ở văn thư (kể cả tập lưu văn bản đến và tập lưu hồ sơ trình ký) được nộp lưu sớm hơn quy định (thường 6 tháng, có khi 3 tháng đã nộp vào lưu trữ cơ quan); trong khi các hồ sơ, tài liệu ở của các phòng, đơn vị sau 2 đến 3 năm mới nộp, dưới dạng tích đống.

Xuất phát từ thực trạng công tác lập giấy tờ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và để tiếp tục thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh và các quy định tại Điều 9, 10, 11 và 12 của Luật Lưu trữ, cơ quan quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ đề xuất một vài giải pháp khắc phục trong thời gian tới  như sau:

Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc lập hồ sơ công việc và giao nộp giấy tờ vào lưu trữ cơ quan cần phải không ngừng thông tin, tuyên truyền bằng các cách thức Hội nghị, Hội thảo, chuyên đề hoặc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Trước mắt cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 110, Nghị định số 09 của Chính phủ, Thông tư 01 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư, lập giấy tờ công việc, giao nộp giấy tờ vào lưu trữ cơ quan, quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn phần mềm chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư 01 của Bộ nội vụ.

Nhóm giải pháp thực hiện quyết liệt số 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh để thực hiện lập giấy tờ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; quá trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lập hồ sơ và công tác văn thư, lưu trữ.

Tổng kết 03 năm thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử theo quyết định số 307/QĐ-CTUBND ngày 23/02/2012 của UBND tỉnh Bình Định để đánh giá những kết quả đạt được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp giấy tờ vào lưu trữ các cấp và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong việc thực hiện Chỉ thị 02 của UBND tỉnh.

Nhóm giải pháp kiện toàn tổ chức và biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ ở các bộ phận, tổ chức

Nội dung công tác văn thư được tổ chức thực hiện ở thường xuyên bộ phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, dùng bản lưu văn bản; bảo quản và dùng con dấu. Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản, lập giấy tờ, tổ chức công văn lưu và giao nộp giấy tờ vào lưu trữ các cấp. Bộ phận lưu trữ thực hiện thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định tổng giá trị tài liệu, nghiên cứu, bảo quản và tổ chức dùng tài liệu lưu trữ trong cơ quan. Như vậy, việc kiện toàn tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ chuyên trách cần phải được quan tâm sao cho phù hợp với những nội dung công việc như trên.

Nhóm giải pháp nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của các bộ phận, tổ chức

Tiến hành rà soát lại số lượng, chất lượng và vị trí việc làm của đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cần được thực hiện trên cơ sở tiêu chuẩn chức danh văn thư, lưu trữ đã được quy định các văn bản của Bộ Nội vụ.

Mọi Người Xem :   199+ Hình xăm mẹ con với ý nghĩa thiêng liêng cao cả - 350 Việt Nam

Lập kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm cộng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách.

Số lượng cán bộ cần đào tạo mới, đào tạo lại hoặc cần được bồi dưỡng để nâng cao trình độ theo bắt buộc của tiêu chuẩn chức danh đảm nhận.

Nội dung đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật để cán bộ văn thư, lưu trữ làm tốt chức năng văn thư, lưu trữ mà còn phải có đạo đức nghề nghiệp, có tinh thần trách nhiệm và lòng yêu nghề.

Nhóm giải pháp tăng cường cơ sở vật chất cho văn thư, lưu trữ

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đầu tư để nâng cấp cơ sở vật chất công tác văn thư, lưu trữ cần phải tiếp tục tăng cường hơn nữa như: Bố trí phòng làm việc riêng biệt, trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại; tủ, giá kệ đựng tài liệu, hộp bảo quản, căp 3 dây, bìa hồ sơ; máy điều hòa nhiệt độ; đồng hò treo tường; các vật phẩm văn phòng cần thiết; kho lưu trữ bảo quản tài liệu, máy hút ẩm, máy hút bụi, báo cháy tự động, bình chữa cháy, nhiệt kế, ẩm kế… tất cả các thiết bị và vật phẩm văn phòng phải được bố trí hợp lý và cố định để dễ sử dụng khi cần thiết.

Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học trong công tác văn thư, lưu trữ

thống kê ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư, lưu trữ; hiện nay, hầu hết các cơ quan, tổ chức mới chỉ ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn bản và một vài cơ quan, tổ chức bước đầu đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến. trong lúc đó, khả năng ứng dụng của công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập giấy tờ trong công tác văn thư, quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa được khai thác tối đa để vừa tạo khó khăn quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc.

Ban hành các chế độ và thực hiện đúng chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm gắn bó với nghề nghiệp là phải có chính sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cụ thể như: Chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ độc hại, nguy hiểm của ngành Lưu trữ, chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy hiểm, độc hại và chế độ trang bị bảo hộ lao động là hết sức cần thiết.

mặt khác, do tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ phải được bố trí ổn định và việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy hết năng lực của mình đáp ứng cho công việc, góp phần đưa công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu giấy tờ vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử tỉnh từng bước ngày càng khoa học, thống nhất, nâng lên một tầm cao mới về công tác lập giấy tờ và giao nộp hồ sơ theo đúng quy định của Luật Lưu trữ Việt Nam./.

Minh Lý-Chi cục VTLT  (Cập nhật ngày 23-11-2012)


Các câu hỏi về ý nghĩa của việc lập hồ sơ


Nếu có bắt kỳ câu hỏi thắc mắt nào vê ý nghĩa của việc lập hồ sơ hãy cho chúng mình biết nhé, mõi thắt mắt hay góp ý của các bạn sẽ giúp mình cải thiện hơn trong các bài sau nhé <3 Bài viết ý nghĩa của việc lập hồ sơ ! được mình và team xem xét cũng như tổng hợp từ nhiều nguồn. Nếu thấy bài viết ý nghĩa của việc lập hồ sơ Cực hay ! Hay thì hãy ủng hộ team Like hoặc share. Nếu thấy bài viết ý nghĩa của việc lập hồ sơ rât hay ! chưa hay, hoặc cần bổ sung. Bạn góp ý giúp mình nhé!!

Các Hình Ảnh Về ý nghĩa của việc lập hồ sơ


Các hình ảnh về ý nghĩa của việc lập hồ sơ đang được chúng mình Cập nhập. Nếu các bạn mong muốn đóng góp, Hãy gửi mail về hộp thư [email protected] Nếu có bất kỳ đóng góp hay liên hệ. Hãy Mail ngay cho tụi mình nhé

Tra cứu thêm kiến thức về ý nghĩa của việc lập hồ sơ tại WikiPedia

Bạn nên tham khảo thông tin chi tiết về ý nghĩa của việc lập hồ sơ từ trang Wikipedia tiếng Việt.◄ Tham Gia Cộng Đồng Tại

💝 Nguồn Tin tại: https://khoalichsu.edu.vn/

💝 Xem Thêm Chủ Đề Liên Quan tại : https://khoalichsu.edu.vn/hoi-dap/

🏠 Quay lại trang chủ

Các bài viết liên quan đến

Leave a Reply