Văn bản là gì? Chức năng, phân loại và nội dung của văn bản?

Văn bản là khái niệm không còn xa lạ với mội cá nhân, tổ chức. Trong đời sống, văn bản xuất hiện ở khắp mọi nơi và trở thành một phương tiện truyền đạt thông tin thường nhật nhất. Văn bản cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học với nhiều lĩnh vực khác nhéu. Tuy vậy, không phải ai cũng biết cụ thể văn bản là gì? Bài viết dưới đây sẽ phân tích các vấn đề trên.

1. Văn bản là gì?

Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định phục vụ mong muốn của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó.

Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính kết nối chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng danh mục của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,…). Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, hồ sơ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các bộ phận Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị – xã hội, các tổ chức kinh tế… như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ.

Văn bản tiếng Anh là Document. 

Thực tế văn bản là một khái niệm tuy gần gũi nhưng lại rất phong phú về thể loại. Chính Vì vậy, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản. Bạn đọc có khả năng hiểu văn bản theo hai nghĩa.

Thứ nhất: Văn bản là một phương thức để truyền đạt thông tin từ cá nhân này đến cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến cá nhân, tổ chức khác thông qua cách thức ngôn ngữ viết trên chất liệu giấy hoặc điện tử. Theo khái niệm này thì những loại giấy tờ như Thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm,… đều được coi là văn bản. Vậy văn bản theo khái niệm trên mang một nghĩa rất rộng mà chỉ mang tính chất chung chung và không thể hiện được nội dung hay thậm chí là chủ đề mà văn bản đó muốn nói đến vấn đề gì.

Thứ hai: Văn bản là những hồ sơ, tài liệu được sử dụng trong các bộ phận, đoàn thể và các tổ chức xã hội. Theo đó, những giấy tờ này được dùng để điều hành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tin đến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như quyết liệt, chỉ thị, báo cáo, công văn,… hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là thường nhật nhất.

2. Chức năng của văn bản:

*) Chức năng thông tin:

Văn bản được tạo ra trước hết do mong muốn giao tiếp, như vậy chức năng thông tin có ở tất cả các loại văn bản. Đây là chức năng được đề cập đến đầu tiên, trước nhất và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng này thì các chức năng khác mới được thực hiện.

Để văn bản có chức năng thông tin và làm tốt chức năng thông tin, trước khi ban hành văn bản phải thu thập thông tin một cách nghiêm túc, trau chuốt ngôn ngữ để diễn đạt làm cho các thông báo trở thành tin, thông tin chứa trong văn bản phải thỏa mãn bắt buộc đầy đủ, chính xác, kịp thời.

Xem thêm: Quy định thẩm quyền ký tên, ký thay trên văn bản hành chính

*) Chức năng pháp lý:

Chức năng này chỉ có ở trong văn bản quản lý nhà nước, điều đó phản ánh nội dung văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật), nó chứa đựng các quy phạm, các quy định, các tiêu chuẩn, các chế độ, chính sách. Tất cả các điều đó là cơ sở cho các bộ phận nhà nước, cán bộ công chức thực thi công vụ.

Chức năng pháp lý của văn bản ở đây cho phép trong trật tự pháp lý của nó thì công dân được làm tất cả những gì mà pháp luật không cấm, đồng thời nêu các quyền và nghĩa vụ của công dân. mặt khác, chức năng này làm cơ sở để quản lý bộ máy nhà nước, để xây dựng biên chế, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan trong bộ máy nhà nước.

có khả năng hiểu chức năng pháp lý của nhà nước như sau:

– Nó làm căn cứ cho các vận hành quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước về các vấn đề xã hội mà các cơ quan nhà nước với tư cách là cơ quan quản lý các lĩnh vực đấy.

– Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

Văn bản quản lý nhà nước (đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật) là cách thức pháp luật của quản lý (luật là hình thức, quy phạm là nội dung).

*) Chức năng quản lý:

Xem thêm: Phó hiệu trưởng có được ký văn bằng khi chưa có hiệu trưởng?

– Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý. Chức năng quản lý của văn bản thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý.

– Quản lý là một quá trình bao gồm thường xuyên khâu từ định hướng, xây dựng, tổ chức, xây dựng biên chế, ra quyết liệt, tổ chức thực hiện quyết định, kiểm tra đánh giá. Trong tất cả các khâu nói trên, khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản; trong hoạt động quản lý xã hội hiện đại thì mọi quyết liệt quản lý đều phải thể hiện bằng văn bản. Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý.

– Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quy trình thương thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ bắt buộc về thể thức và phải được ban hành kịp thời.

*) Chức năng văn hóa-xã hội:

– Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lao động quản lý, nó được dùng làm một phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa.

– Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn hóa, điều đó bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa. Lao động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng thường xuyên bấy nhiêu.

*) Các chức năng khác:

Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong cuộc sống xã hội, văn bản còn thể hiện các chức năng khác như chức năng giao tiếp, thống kê, sử liệu, ….

Xem thêm: Đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp

– Với chức năng giao tiếp, vận hành sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp giữa các quốc gia, giữa cơ quan với cơ quan, …. Thông qua chức năng này, mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, nhà nước này với nhà nước khác được thắt chặt hơn và ngược lại.

– Với chức năng nghiên cứu văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những con số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói.

– Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ sử dụng để ghi lại lịch sử của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. có khả năng nói văn bản là một công cụ khách quan để ghi nhận về quá trình lịch sử phát triển của một tổ chức, một quốc gia.

✅ Mọi người cũng xem : ý nghĩa hình xăm hoa bồ công anh

3. Phân loại và nội dung của văn bản:

Việc phân loại văn bản là rất quan trọng, nó sẽ giúp người đọc có khả năng chọn được các loại văn bản đúng chủ để và phù hợp. mặc khác, như đã nối ở trên, văn bản là một khái niệm mang tính chung chung và rất đa dạng về thể loại. Dưới đây liệt kê các loại văn bản phổ biến nhất, được sử dụng thường xuyên nhất trong đời sống mỗi ngày như sau:

– Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng thường nhật nhất hiện nay, đây là văn bản mang tính thông tin quy phạm nhà nước, giải quyết những vụ việc trong quá trình quản lý nhà nước. Văn bản hành chính được chia thành hai loại chính là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường.

Trong đó văn bản hành chính cá biệt là những văn bản thể hiện quyết liệt, chỉ thị của cơ quan nhà nước (quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức,…). Còn văn bản thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin, nhằm điều hành, thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dung để giải quyết những công việc chi tiết, phản ánh tình hình, trao đổi công việc,… (Thông báo, cồn văn, báo cáo, phiếu gửi, phiếu trình,…)

– Văn bản quy phạm pháp luật

Xem thêm: Công chức tập sự có được ký văn bản của cơ quan, đơn vị không?

Văn bản quy phạm pháp luật là loại văn bản được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dựa theo trình tự, hồ sơ do pháp luật quy định nhằm quản lý, điều chỉnh các mối quan hệ nảy sinh trong xã hội dưới nhiều lĩnh vực khác nhau. Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản được ban hành dựa trên ý chí của nhà nước, buộc tất cả mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội phải tuân thủ và chấp hành và được đảm bảo bằng quyền lực nhà nước.

Văn bản quy phạm pháp luật được chia thành hai loại là Văn bản luật và văn bản dưới luật. Trong đó, văn bản luật là loại văn bản mang tính quyền lực cao nhất bởi nó là loại văn bản mang tính quy định chung, phạm vi áp dụng lớn và tất cả những văn bản dưới luật ban hành không được phép trái với quy định của những văn bản này.

– Hợp đồng

Hợp đồng là một loại văn bản thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên về một công việc xác lập, thay đổi hay chấm dứt một công việc, nghĩa nào đó liên quan đến vận hành buôn bán, mua bán,…

– Hóa đơn

Hóa đơn là một loại văn bản được dùng hàng ngày trong hoạt động buôn bán, mua bán hàng hóa, sản phẩm. Hóa đơn được người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

– Chứng chỉ, văn bằng

Văn bằng, chứng chỉ là một loại văn bản chứng nhận của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp một cấp học hoặc một trình độ đào tạo; chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi được hoàn thành một khóa hoặc một chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng cao học vấn, nghề nghiệp.

Xem thêm: Giao dịch giấy là gì? Đặc điểm và những rủi ro gặp

Kết luận: Văn bản là hình thức không thể thiếu hiện nay. Việc nội dung của các văn bản có những gì và cách thức ra sao thì sẽ tùy từng tính chất văn bản.

Bài viết được thực hiện bởi: Luật sư Nguyễn Văn Dương

cấp bậc: Giám đốc Doanh nghiệp

Lĩnh vực tư vấn: Dân sự, Hình sự, Doanh nghiệp

Trình độ đào tạo: Thạc sỹ Luật, MBA

Số năm kinh nghiệm thực tế: 10 năm

Tổng số bài viết: 10.211 bài viết

Giao dịch giấy? Rủi ro và lợi ích khi giao dịch giấy? Đặc điểm của giao dịch giấy?

Công chức tập sự có được ký văn bản của cơ quan, đơn vị không? Quy định về quyền và nghĩa vụ, thẩm quyền của công chức tập sự hiện hành.

Nguyên tắc quản lý, cấp phát văn bằng, chứng chỉ? Quyền và nghĩa vụ của người được cấp văn bằng, chứng chỉ? Phó hiệu trưởng có được ký văn bằng khi chưa có hiệu trưởng?

Quy định thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp? Thủ tục Đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp?

Thẩm quyền ký tên trên văn bản hành chính? Quy định về ký thay? Quy định về ký văn bản thẩm quyền chung (thay mặt) và ký văn bản thẩm quyền riêng như thế nào?

Giá đất là gì? Bảng giá đất là gì? Bảng giá đất được dùng để làm gì? Bảng giá đất không tăng thì người dân được hưởng lợi hay hại gì? Trình tự, giấy tờ xây dựng khung giá đất?

Chứng thực là gì? Quy định của pháp luật về chứng thực? tổng giá trị pháp lý của hồ sơ, văn bản đã được chứng thực? Được phép dùng văn bản chứng thực khi nào? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực hồ sơ? Địa điểm và thời gian chứng thực?

Quy định của pháp luật về tham gia giao thông đường bộ? Quy định của pháp luật về vạch kẻ kiểu mắt võng? Quy định về hình thức xử lý vi phạm hành chính khi đi sai vào vạch kẻ kiểu mắt võng?

Quy định của pháp luật về làn đường và việc dùng làn đường? Quy định của pháp luật về làn đường BRT? hình thức xử phạt khi đi vào đường BRT?

Phiếu lý lịch tư pháp là gì? Quy định về nội dung Phiếu lý lịch tư pháp? Quy định về thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp? giấy tờ cấp Phiếu lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật? Quy định về thời hạn cấp Phiếu lý lịch tư pháp?

Tranh chấp lao động là gì? Các phương thức giải quyết tranh chấp lao động? Có nhất thiết phải thông qua hòa giải để giải quyết tranh chấp?

Đất trồng cây lâu năm là gì? Có được phép xây nhà ở trên đất trồng cây lâu năm không? Mức xử phạt đối với hành vi xây nhà trên đất trồng cây lâu năm? Làm thế nào để có khả năng xây nhà ở trên đất trồng cây lâu năm được một cách hợp pháp?

Phụ cấp ăn trưa là gì? Quy định của pháp luật về phụ cấp ăn trưa?

Phụ cấp độc hại là gì? Cách tính mức phụ cấp độc hại cho người lao động?

Hộ chiếu là gì? Trên Passport bao gồm những thông tin gì? Hộ chiếu có bao nhiêu loại? Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp Passport? Thành phần của hồ sơ xin cấp hộ chiếu phổ thông và các bước tiến hành? Các bước tiến hành hồ sơ xin cấp hộ chiếu phổ thông? Thời hạn của hộ chiếu Việt Nam?

Thuế môn bài là gì? Các đối tượng phải nộp thuế môn bài? Các bậc thuế môn bài? Địa điểm kê khai và thời hạn nộp thuế môn bài? Thuế môn bài khi tăng vốn điều lệ? Không kê khai thuế môn bài có bị xử phạt không?

Trái phiếu công ty là gì? Đặc điểm của trái phiếu Doanh nghiệp? Tại sao công ty lại phát hành trái phiếu? Điều kiện phát hành trái phiếu công ty? một vài rủi ro khi tham gia đầu tư trái phiếu của các cá nhân?

Nơi cư trú là gì? Nơi thường trú là gì? Nơi tạm trú là gì? Điều kiện và hồ sơ đăng ký thường trú và tạm trú?

Phiếu lý lịch tư pháp là gì? những loại phiếu lý lịch tư pháp? Phân biệt phiếu lý lịch tư pháp số 1 và phiếu lý lịch tư pháp số 2? Quyền ủy quyền cho cá nhân khác xin cấp phiếu lý lịch tư pháp? giấy tờ xin phép cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 và số 2?

Rác thải sinh hoạt là gì? Phân loại rác thải sinh hoạt? Tác hại của rác thải sinh hoạt? quá trình xử lý rác thải sinh hoạt và các phương pháp xử lý rác thải sinh hoạt? Quy định về phân loại rác thải sinh hoạt? Mức xử phạt đối với hành vi vứt rác thải bừa bãi?

Quảng cáo là gì? Các cách thức quảng cáo? Các hành vi bị cấm trong quảng cáo? Mức xử phạt đối với hành vi quảng cáo gian dối?

Trình độ văn hóa là gì? Hướng dẫn cách khai cụ thể đối với Sơ yếu lý lịch và giấy tờ xin việc?

Sổ hộ khẩu là gì? Điều kiện làm sổ H.K? Trình tự Thủ tục làm sổ hộ khẩu?

chứng minh nhân dân là gì? Thông tin trên chứng minh nhân dân gồm những gì? Thời hạn dùng của CMND là bao lâu kể từ ngày cấp? CMND sẽ được thay thế bằng thẻ Căn cước công dân?

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự? giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự? một vài lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự?